Gestire un magazzino, al contrario di quanto si possa immaginare, comporta numerose responsabilità poiché una superficialità nell’organizzazione potrebbe avere ripercussioni negative sull’intera azienda con conseguente diminuzione dei profitti.
Quando parliamo di gestione di un magazzino non si fa riferimento esclusivamente ad un flusso in entrata e in uscita di prodotti, ma entrano in campo anche diversi fattori che faranno in modo che tutto funzioni nel migliore dei modi: formazione dei dipendenti, pulizia e ordine, controllo delle scorte, distribuzione merci.
Questi fattori aumentano anche in base alla grandezza della struttura del magazzino, più sarà grande e più gestirlo risulterà più complesso ma seguendo qualche piccolo consiglio risulterà tutto più semplice.
Documentazione di un Magazzino
Potrebbero sembrare solo delle carte difficili da riordinare, ma in realtà la documentazione è alla base di una migliore gestione di un magazzino.
I documenti non risulteranno utili solo ai fini fiscali, ma permetteranno di avere una visione molto ampia sulla merce presente in magazzino, sugli ordini e sul trasporto.
Il DDT o Documento di Trasporto è un documento fondamentale per il trasporto della merce: per legge infatti ogni prodotto trasportato da un magazzino deve essere accompagnato da questo documento che dovrà riportare specifici dati per essere valido ai fini fiscali. Nel caso in cui il prodotto venga consegnato ad un cliente sarà successivamente necessario fornire a quest’ultimo anche una fattura.
La fattura dovrà essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo e nel caso in cui, nel corso di un mese, vi saranno più di un DDT relativi allo stesso cliente il consiglio è quello di riunirli in un’unica fattura riepilogativa.
Quindi abbiamo appena visto come anche le fatture di vendita, ma anche di acquisto sono fondamentali per il conteggio e le operazioni di carico e scarico dei prodotti in magazzino.
L’inventario invece è un documento che permetterà di avere sempre una lista aggiornata di tutti i prodotti presenti in magazzino, è quindi importante effettuare questa operazione di controllo mensilmente o comunque senza far passare molto tempo tra un inventario e l’altro.
Non da meno sono le comande e gli ordini dei clienti, che se sistemate ed organizzate in maniera efficiente daranno un’ottima immagine di gestione al cliente.
Logistica del Magazzino
Per migliorare la gestione del magazzino e delle scorte dovrai dedicare una sola area allo stoccaggio della merce. In questo modo sarà più semplice organizzare e controllare eventuali danni degli imballaggi, registrandone la data di ispezione e gli eventuali danni riportati. Questo permetterà di migliorare per gli imballaggi futuri.
Per chi possiede un magazzino di grandi dimensioni e di conseguenza gestisce tanti prodotti, per tenere traccia di quest’ultimi è consigliato l’utilizzo di particolari software o gestionali. Esistono diverse soluzioni software, come per esempio quelle consigliate da Progetto Software (www.progettosoftware.net) che permettono di gestire al meglio la propria attività e rendere il lavoro più semplice, sia per il grossista che per il commerciante al dettaglio.
Cerca inoltre di fissare riunioni con i responsabili per discutere di eventuali nuove idee che miglioreranno le procedure e se possibile per l’impiego di nuove risorse che andranno a migliorare l’intera efficienza del magazzino.
Personale di un Magazzino
Sicuramente un ruolo importante è svolto da tutti coloro che lavorano all’interno di un magazzino.
Per una buona gestione è fondamentale scegliere il personale giusto e dividere in base alle proprie capacità i ruoli all’interno del magazzino. Dopo aver svolto in maniera corretta questo compito avrai la tranquillità di un lavoro che procederà in maniera corretta.
Ma sarà anche importante far seguire ai dipendenti corsi di formazione e di sicurezza che spiegano come svolgere al meglio il proprio lavoro e di essere aggiornati su tutte le nuove normative di sicurezza.
A scadenza periodica potrai inoltre valutare il lavoro dei dipendenti, costatandone eventuali errori su cui potranno migliorare e premiando coloro che invece impiegano tutte le proprie competenze per far crescere l’azienda.
Sicurezza in Magazzino
Un lavoro sicuro risulta essere più stimolante e soprattutto evita infortuni che andranno ad incidere molto sull’intera economia dell’impresa.
Come già consigliato risulterà importante far seguire ai dipendenti un corso di formazione sulla sicurezza che spiegherà in maniera dettagliata l’uso dei dispositivi di sicurezza e l’utilizzo dei macchinari presenti in magazzino. Ma soprattutto bisognerà accertarsi che queste norme di sicurezza vengano rispettate da tutti, senza eccezioni.
La pulizia dei pavimenti e l’ordine sono un altro fattore importante: lavare subito eventuali macchie oleose dal pavimento e togliere eventuali ostacoli presenti sulle corsie percorse dai dipendenti eviterà infortuni.